En esta ocasión vamos a contarte cómo crear un evento en Google Calendar, una de las herramientas de productividad más utilizadas por los que usamos un teléfono Android. Y no es solo porque, en algunos terminales venga ya preinstalada, sino porque es sencilla de usar, es intuitiva y, también, muy completa.
Pero como todo en esta vida, es sencilla cuando se sabe utilizar. Tiene tantos apartados y tantas funciones (en constante actualización, además) que es complicado enfrentarse a ella por primera vez sin ayuda. Así que vamos a comenzar por lo básico y una de sus funciones más usadas, la creación de eventos. Una cita con el médico, café con tu mejor amigo, concierto y cena de empresa. Cualquier evento que se te ocurra tiene cabida en Google Calendar. Organiza tus días y consigue que no se te escape nada gracias a Google Calendar. ¡Comenzamos!
Primeros pasos en la creación de un evento de Google Calendar
Evidentemente, para crear un evento en Google Calendar primero necesitas la aplicación, en el caso de no tenerla instalada. Para ella nos vamos a ir a Google Play Store y la descargamos. Su archivo de instalación tiene un peso de unos 12 MB aproximadamente. Vamos, ahora que ya tenemos la aplicación, a crear nuestro primer evento en Google Calendar.
Abrimos la aplicación. Si te fijas bien, en la pantalla principal, en la parte inferior a la derecha, tenemos un icono de signo ‘+’. Vamos a pulsarlo y a seleccionar el icono ‘evento’.
La siguiente pantalla es donde vamos a crear todo nuestro evento. Vamos a empezar por ponerle un título al mismo. En este apartado, además de ponerle un título, podremos poner también el sitio en el que se celebrará el evento, las personas con las que compartirás el evento (no los invitados, éstos se añaden más tarde), etc. A medida que vas escribiendo el título, la propia aplicación te indicará que coloques el lugar, los invitados y la fecha del evento, tal y como aparece en las siguientes capturas. Todos estos datos pueden cambiarse a posteriori, así que no te preocupes si no son los datos definitivos o hay cambios luego.
Vamos a revisar todos los datos. Si quieres cambiar alguno, solo tienes que ir pulsando sobre los mismos e ir haciendo las modificaciones necesarias. Por ejemplo, si quieres cambiar la hora del evento, pulsa sobre la hora fijada. Aparecerá un reloj, en el que tendrás que poner la hora nueva. Si te fijas bien, a continuación de la hora, aparece ‘No se repite’. ¿Es un evento que se repite día tras días? Puede ser una reunión semanal o cada dos semanas. Pulsa aquí y dile a la aplicación cuantas veces se va a repetir este evento. Mira todas las posibilidades que te da en las siguientes capturas.
Cómo añadir notificaciones al evento
Ahora vamos a añadir las notificaciones de aviso del evento. Una manera muy útil de que tu teléfono te recuerde que tienes un evento al que no puedes faltar. En el icono de la campanita puedes leer ’10 minutos antes’. Es el aviso que viene prefijado en el Calendario. Si quieres añadir más notificaciones, pulsa en ‘Añadir otra notificación’. Si quieres eliminar la notificación de 10 minutos, pulsa en la ‘X’. Personalmente, creo dos tipos de notificaciones distintas: un día antes y dos horas antes.
Pulsamos en ‘Personalizar’ y vamos a seguir el ejemplo que os he dado antes. Como las horas no las especifica, tendremos que ponerlas en minutos. En mi caso tendremos que poner 120 minutos, pero si queréis que os avise una hora y media antes, pues 90 minutos. Le decimos, asimismo, si queremos que nos avise con una notificación del calendario en el teléfono o con un correo electrónico. Volvemos a pulsar en ‘Añadir otra notificación’, ‘Personalizar’ y luego marcamos ‘Días’ y ponemos 1 o los que queramos.
Invita a amigos al evento
Ahora vamos a añadir a los invitados al evento. Pulsa sobre ‘Añadir invitados’ y comienza a escribir sus nombres en la barra habilitada para la ocasión. El autocompletado te ayudará a seleccionar a los invitados de un modo mucho más rápido y sencillo. Si te fijas en la parte inferior de la pantalla, podrás dar permiso a estos invitados a que, a su vez, puedan invitar a otras personas. Si es un evento cerrado, simplemente desactiva el interruptor y listo.
Ponle color a tus eventos
A continuación podemos cambiar el color del evento a otro que tú prefieras. Esto viene muy bien, sobre todo, si asignas un color a una categoría distinta. Por ejemplo, el rojo puede ser para eventos de trabajo, el verde para eventos musicales, el amarillo para citas personales… ¡Lo que se te ocurra! Pulsa en ‘Color predeterminado’ y elige entre todos los que te ofrece la aplicación de Google Calendar.
Cómo añadir notas y archivos adjuntos al evento
¿Quieres añadir una nota al evento? Pulsa ‘Añadir nota’ para comentar cualquier cosa que se te ocurra con respecto al evento que estás creando. Añade las cosas que necesitas llevar, temas a tratar si es una reunión de trabajo, cualquier tema que se te ocurra. Y por último podemos adjuntar archivos al evento, documentos que creemos que nos pueden hacer falta para el mismo. Muy aconsejable para cuando, por ejemplo, hemos creado el evento para un concierto. Podremos adjuntar las entradas del mismo y así no tenerlas perdidas por las carpetas del teléfono. Eso si, las entradas deben estar en Google Drive para poder incluirlas en el evento.
Ahora ya solo resta guardar el evento. Cuando hayas incluido invitados en el mismo, antes de guardar, la aplicación te preguntará si quieres enviar un correo informando a los invitados del evento que acabas de crear. Una vez guardado, puedes editarlo yendo al evento y pulsando sobre el icono de lápiz. En el menú de tres puntos de la parte superior derecha puedes eliminar el evento, escribir a los invitados al mismo o duplicar el evento
