¿Cuántas facturas haces al mes? Y lo que es más importante, ¿cómo las haces? Si eres un profesional autónomo con movimiento, pero no tanto como una gran empresa, quizá sería interesante que te replantearas la manera de hacer las facturas y de llevar el control de las mismas.
Si bien es cierto que puedes apañarte con herramientas como Microsoft Word o Excel, dejarte ayudar por un programa de facturación online puede ser lo más sensato y cómodo para llevar un buen control de tus cuentas. De hecho, la mayoría de servicios, además de ofrecer la posibilidad de confeccionar las facturas, te permiten llevar un control de la facturación. Y por tanto, de los ingresos y gastos que tienes cada trimestre.
El caso es que no todos los profesionales tienen tanto volumen de facturación como para embarcarse en la contratación de un programa complejo, cuyo coste puede ser bastante elevado. A continuación, te proponemos cinco herramientas online de facturación gratuitas o de bajo coste, con las que podrás sacar adelante tus cuentas fácilmente.
1. Selfconta
Es uno de nuestros programas favoritos, porque de hecho, es uno de los que usamos para llevar el control de nuestras facturas. Y nos va fenomenal. Selfconta es un sistema online gratuito, muy fácil de usar, con el que los usuarios pueden añadir clientes y facturas, tantos como sea necesario, con la posibilidad de guardar los datos, añadir productos y servicios, conceptos e indicar las correspondientes cantidades, precios unitarios, descuentos y retenciones.
Una de las grandes ventajas del sistema es que puedes diseñar las facturas (también gratis) y llevar un exhaustivo control de tus ingresos y gastos, trimestre por trimestre. De este modo, siempre sabrás la cantidad de IVA que te tocará pagar cuando termine el período, qué empresas todavía no te han pagado y hasta crear facturas periódicas, para mandarlas puntualmente – y de manera directa – a tus clientes a final de cada mes (o cuando precises).
Se trata de una herramienta completamente gratuita, con un funcionamiento súper intuitivo y con gráficos informativos, que te ayudarán a comprender mejor tus finanzas. Luego, todo hay que indicarlo, ofrecen un servicio por 10 euros mensuales, con el que se encargan de presentar tus impuestos automáticamente. Es una buena manera de ahorrarte el precio de la asesoría del gestor.
2. Zoho Invoice
Vayamos ahora a por un clásico. Es Zoho Invoice, una herramienta muy completa para el control de la facturación, con la que podrás crear facturas y llevar un buen control de tus cuentas. Debes saber, en primer lugar, que se ofrece como servicio gratuito, solo en el caso de que vayas a realizar tan solo facturas para cinco clientes diferentes y te conectes con un solo usuario.
Se trata de una buena opción, pues, para pequeños autónomos, que dependan de no más de 5 clientes. Porque en el caso de que se incremente a un cliente más, tendrán que pasar al siguiente plan, cuyo coste es de 9 euros mensuales y admite hasta 50 clientes.
Desde esta herramienta podrás crear facturas y llevar tu contabilidad con facilidad, accediendo en todo momento a los gráficos sobre tus finanzas. De hecho, Zoho Invoice incluye un apartado específico con Informes, para que así puedas tener más claras tus cuentas y la evolución de tu pequeño negocio. Aunque no es una herramienta creada aquí, está disponible en 10 idiomas distintos, incluido el español.
3. Billin
Para empezar en Billin lo tienes bastante fácil. Primero tendrás que registrarte con un nombre de usuario y unos datos de contacto, incluido tu correo electrónico y tu nombre fiscal. Antes de ponerte manos a la obra, te recomendamos ver el vídeo de la parte superior, que está igualmente incluido después de formalizar el primer paso de registro.
Nos gusta porque el funcionamiento del sistema es muy intuitivo. Resulta fácil acceder a las distintas funciones y empezar a crear facturas. Además, dentro de la propia factura (la primera que hagas), tendrás la opción de editar el estilo, cambiando automáticamente el diseño de la página, pero manteniendo siempre todos los elementos imprescindibles de una factura. Esto también es genial si quieres dar un toque más profesional a tus facturas.
Desde la parte derecha de la página también puedes configurar un método de pago común (por ejemplo, transferencia bancaria o recibo), una periodicidad (para generar nuevas facturas con el mismo importe de manera automática, ideal para presupuestos cerrados) y cualquier otra opción que debas incluir obligatoriamente en las facturas. Esto es importante, porque aquí entran en juego las retenciones del IRPF, los descuentos, los impuestos, etcétera.
Luego solo hay que Guardar o Emitir. Y en el caso de que quieras enviar la factura directamente al cliente, podrás hacerlo directamente desde aquí. Simplemente pulsa sobre el botón Emitir y Enviar. Cuando termines, podrás usar el perfil de ese cliente para confeccionar nuevas facturas asociadas y podrás copiar los datos de una, para crear una de nueva, con tantos clientes como precises.
4. Quipu
Si buscas un programa de facturación más ligero, quizá deberías echar un vistazo a Quipu. Esta es una herramienta estupenda para aquellos que necesitan hacer facturas puntualmente, de modo que no necesitan llevar una contabilidad tan pormenorizada.
Basta con que introduzcas tus datos y los del cliente, añadas el concepto en la factura y el precio del producto o el servicio, además de los impuestos y listo. Puedes añadir notas y a continuación, darle al botón de Enviar factura para que tu cliente la reciba directamente a la dirección de correo electrónico indicada.
Pero ojo, ten en cuenta que las facturas tienen que ir numeradas. Por tanto, aunque hagas pocas, será necesario que tengas en cuenta las que has hecho antes, para añadir la numeración correcta.
5. Anfix
El último programa de facturación online gratuito que te recomendamos se llama Anfix y también te ofrece la posibilidad de generar facturas sin necesidad de instalar nada. Tendrás que indicar tu nombre y si eres autónomo o empresario, para, a continuación, empezar a generar facturas.
El funcionamiento es prácticamente idéntico al del resto de programas de facturación que te hemos presentado, con la diferencia de que Anfix se ocupa un poco más de los gráficos. De este modo podrás conocer cuáles son tus beneficios y el flujo de caja.
La herramienta incluye un calendario y también puedes conectar tus datos bancarios, para así conocer de qué manera entra y sale el dinero de tus cuentas. Por último, en la parte superior de la herramienta encontrarás una sección específica de Impuestos, desde la que podrás controlar todas tus declaraciones.
Puedes probarlo gratis durante quince días, pero a partir de entonces tendrás que pagar. Si prefieres usar alguna de estas herramientas sin pagar, te recomendamos usar cualquiera de las otras opciones que te hemos propuesto. Pruébalas y cuéntamos cuál es la que más te ha gustado en los comentarios.
2 respuestas a “5 servicios para hacer facturas gratis por Internet”
¡Muy buen artículo! Proponéis muy buenas opciones.
A la hora de escoger un programa de facturación, considero que hay que tener en cuenta diferentes puntos.
Para empezar, tienes que conocer cuáles son las necesidades de tu negocio para ser capaz con el programa que mejor se ajuste a éstas. ¿Eres autónomo o empresa? ¿Debes facturar con IVA o sin él? ¿Debes emitir facturas con IRPF?
Si estás en Canarias deberás facturar con IGIC o si tu negocio se encuentra en Ceuta o Melilla con IPSI… Es importante asegurarte de que el programa que estás contratando te ofrezca este tipo de impuestos para que puedas utilizarlo.
A continuación, deberías considerar si quieres que tu programa se encuentre en la nube o que esté instalado en tu ordenador. Normalmente la ventaja de la nube sobre la descarga convencional es la imposibilidad de perder los datos.
Después, deberás considerar si necesitas un programa que sea “sencillito” o uno más complejo. Si tienes un negocio pequeño, probablemente la mejor opción sea empezar con un programa de facturación que sea sencillo, pero que a la vez te de la posibilidad de crecimiento. Existen programas cuya suscripción se adapta a tus necesidades; cuando necesitas más funciones, el precio se incrementa, lo cual te permite tener una tarifa adaptada a ti.
Esto último me lleva al último punto. ¿Programa de facturación gratuito o de pago? Aunque este artículo habla mayormente de programas gratuitos (o de gratuidad limitada), es cierto que a veces hay que dar un paso atrás para ver la situación con perspectiva. Si bien es cierto que a todos nos gusta la palabra gratis, lo gratis al final siempre se paga. Cuando un programa es de pago, normalmente quiere decir que hay un equipo detrás que te ofrece soporte continuamente, escuchando tus necesidades y adaptándose continuamente a éstas.
Si pagas por un programa de facturación (hay programas muy asequibles, que nadie se me asuste) esto significa que ya no tienes que ver anuncios y te libras de la publicidad. También, como ya he dicho, estás pagando a un equipo para que día a día mejore el programa. Esto te repercutirá largo plazo con una serie de beneficios; mejora en las funciones, etc.
Hace poco escribí un artículo que hablaba de todo esto en mi blog. Si queréis leer con más detalle sobre el tema, podéis encontrar dicho artículo aquí: http://www.papeleradereciclaje.com/como-elegir-el-programa-de-facturacion-correcto/
Un abrazo,
Sergio
Todos estos programas, excepto Selfconta, en realidad son de pago. Te ofrecen un periodo de prueba, pero luego tienes que pagar de 5 a 12 euros mensuales como mínimo.