Como cualquier servicio de mail online, Gmail cuenta con un espacio de almacenamiento limitado de 15 GB donde se combinan los servicios de Google Fotos, Google Drive y Gmail. En la práctica, esto se traduce en que solo contamos con 15 GB en total para los tres servicios de almacenamiento de Google, razón por la cual se hace necesario liberar espacio en Gmail y el resto de aplicaciones de Google. Como ya hicieramos hace algunas semanas con Windows 10, en esta ocasión hemos recopilado varios trucos para limpiar Gmail.

Echa un vistazo al espacio libre de Gmail y Google One

A menos que hayamos contratado un plan de almacenamiento en Google One, 15 son lo gigas de los que disponemos en nuestra cuenta de Gmail, Google Drive y Google Fotos.

Para conocer el espacio libre de Gmail tan sencillo como acceder a Google One a través de este enlace con nuestra cuenta de Google. Tal y como podemos ver en la imagen superior, el servicio desgranará el espacio ocupado por cada uno de los servicios.

Libera espacio en Google Drive y Google Fotos

Aunque los correos de Gmail suelen ocupar una parte importante del almacenamiento total de One, lo mejor para conseguir más espacio es limpiar Google Drive y Google Fotos.

En el caso del primero, podemos ver el tamaño de los archivos en la barra superior de Drive para una mejor clasificación de los mismos. En Google Fotos lo recomendable es eliminar las fotografías duplicadas o que procedan de carpetas como WhatsApp si tenemos activa la sincronización de esta última.

Elimina los correos más pesados de la bandeja de entrada de Gmail

El tamaño total de un correo depende no solo de la cantidad de texto alojado en el mismo, sino también del tamaño de los archivos adjuntos en el mismo.

Para eliminar de una pasada todos los correos que superen una determinada cantidad de espacio, podemos introducir el siguiente comando en la barra de búsqueda de Gmail:

  • has:attachment larger:XM (donde X es el número de Megabytes que queramos filtrar)

En el caso de que queramos visualizar todos los correos que ocupen más de 10 MB, el comando tomará la siguiente forma:

  • has:attachment larger:10M

Acto seguido, Gmail nos mostrará una lista con todos los correos que cumplan dicha condición. Antes de proceder a su borrado masivo podemos echar un vistazo a todos aquellos que contengan documentos o archivos de interés para evitar males mayores.

Y el correo de la carpeta Spam y Promociones

Una de ventajas de Gmail respecto a otros servicios de correo se basa en la división que la aplicación web y móvil realiza dependiendo del tipo de correo recibido: si el correo en cuestión contiene ofertas de servicios o productos, estos son enviados a las carpetas de Spam y Promociones.

Por ello, eliminar los correos alojados en ambas carpetas es una de las mejores formas de liberar espacio en Gmail, no sin antes revisar el contenido de aquellos que consideremos de nuestro interés.

Elimina los correos antiguos y automatiza el borrado

Por defecto Google no elimina los correos con cierta antigüedad a menos que recurramos a extensiones de terceros.

Para eliminar de una sentada todos los correos anteriores a una determinada fecha, tendremos que introducir el siguiente comando:

  • older:aaaa/mm/dd (donde aaaa, mm y dd se corresponde con un el año, el mes y el día de la fecha indicada)

En el caso de que queramos borrar todos los correos anteriores al 31 de diciembre de 2014, podemos introducir el siguiente comando en el buscador de Gmail:

  • older:2014/12/31

Automáticamente se nos mostrará una lista con todos los correos anteriores a dicha fecha. También podemos recurrir a otros comandos para obtener fechas más exactas.

  • after:aaaa/mm/dd: todos los correos posteriores a una fecha indicada
  • before:aaaa/mm/dd: todos los correos anteriores a una fecha indicada
  • newer:aaaa/mm/dd: todos los nuevos correos posteriores a una fecha indicada

Para automatizar el proceso de borrado, podemos recurrir a extensiones como Email Studio for Gmail. A través de sus opciones, podemos establecer reglas y normas para realizar un borrado masivo cada cierto tiempo (días, semanas, meses, años etcétera).

Y los que se alojen en la papelera

Ya hemos borrado todos los correos basura de nuestra bandeja de entrada, ¿ahora qué? A pasar el trapo por la papelera.

A menos que indiquemos lo contrario, la carpeta Papelera almacenará todos los correos y mensajes eliminados durante un periodo máximo de 30 días. Posteriormente se eliminará de nuestra bandeja de entrada de manera definitiva, por lo que si queremos obtener espacio lo más rápidamente posible, lo mejor será eliminarlos de la misma de manera manual.

Utiliza el envio de correo POP

Además de ser una revista de adolescente, el sistema POP se basa en la descarga en local de la bandeja de entrada de nuestro correo. La gran ventaja de este tipo de sistemas es que los correos pueden ser eliminados automáticamente de nuestra bandeja de entrada una vez los hemos descargado en una aplicación compatible con correos POP.

Para habilitar el servicio en Gmail tendremos que acceder a Gmail a través de este enlace o bien pulsar en la rueda de engranaje de la esquina superior derecha y acceder a la configuración de Gmail; concretamente al apartado de Reenvío y correo POP/IMAP.

Finalmente activaremos la casilla de Habilitar POP para los mensajes que se reciban a partir de ahora y en Cuando se accede a los mensajes a través de POP seleccionaremos Eliminar la copia de Gmail.

Por último, configuraremos el cliente POP en nuestro ordenador, teléfono o tablet siguiendo las instrucciones que Google nos indica en su página.

Trucos a posteriori: desuscríbete de listas de difusión, bloquea remitentes, comprime los archivos adjuntos…

Como se suele decir en el mundo de la medicina, mejor prevenir que curar, y si queremos mantener el espacio de Gmail a raya, lo mejor será tomar una serie de medidas.

Medidas tales como desuscribirse de determinadas listas de difusión o bloquear remitentes a través del botón Bloquear de Gmail. También se recomienda comprimir los archivos adjuntos con programas como WinRar y hacer uso de servicios de almacenamiento externos como WeTransfer si lo que queremos es enviar archivos pesados.

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