¿Utilizas Outlook para pasar mensajes y archivos a tu equipo de trabajo? ¿O lo utilizas para tus trabajos en la universidad? Puedes mejorar este proceso creando grupos de trabajo con tus contactos o usuarios que participan temporalmente contigo en algún proyecto.

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Te mostramos cómo puedes crear diferentes grupos de trabajo en Outlook.com en dos pasos.


Grupos de trabajo de Outlook

¿Para que sirven los grupos de trabajos en Outlook? Es una forma simple de gestionar todo el contenido que compartes con tus grupo. En lugar de tener los mensajes y archivos compartidos mezclados con el resto de tu contenido en Outlook, tendrás un espacio dedicado solo para el grupo.

Todos los mensajes, contenido multimedia y eventos del grupos los encontrarás en un mismo lugar. El grupo podrá tener una dirección de correo única para que no interfiera con la bandeja de entrada de sus miembros. ¿Qué puedes hacer en los grupos?

  • Compartir archivos y contenido multimedia
  • Crear eventos desde el calendario grupal
  • Enviar y recibir correos electrónicos desde una dirección de correo grupal
  • Gestionar la actividad del grupo desde un panel independiente

Es una dinámica simple y útil para trabajar en equipos que puedes configurar de forma gratuita en Outlook.

Cómo crear grupos en Outlook

Solo tienes que abrir tu cuenta de Outlook y desplazarte hasta la opción “Nuevo grupo” como ves en la imagen:

Una vez que añades un nombre y descripción al grupo, Outlook te pedirá que agregues los contactos que formarán parte del equipo. No es necesario que tus contactos tengan una cuenta de Outlook ya que podrán enviar contenido al grupo desde sus direcciones de correo electrónico.

Cómo gestionar los grupos

Cada grupo tiene su perfil y configuración. Solo tienes que abrir la ficha del grupo y encontrarás la información que ves en la imagen:

En la primer sección encontrarás la dirección de correo electrónico que Outlook asignó al grupo. Todos los miembros deberán usar esa dirección para que los contenidos y mensajes lleguen al espacio dedicado al grupo.

Si te desplazas a la segunda sección encontrarás opciones para administrar los miembros del grupo. Si eres el propietario podrás eliminar o añadir nuevos miembros desde este panel. Y en correo electrónico y archivos encontrarás todo el contenido reciente que han compartido en el grupo.

La configuración del grupo se puede cambiar tantas veces como se desee, y eliminarlo cuando haya cumplido su propósito.

Tips a tener en cuenta

Si has creado o te has unido a diferentes grupos quizás desees modificar la configuración para que no inunden tu bandeja de entrada. Para ello, tienes que ir a cada grupo, seleccionar Configuración y personalizar algunos detalles:

De esta manera, mantendrás tu bandeja de entrada de Outlook separada de la actividad de tus grupos. Cuando haya alguna actualización Outlook lo mostrará en el menú lateral, así que no tendrás que preocuparte por revisar cada grupo para no perder las novedades. Y si ya no deseas pertenecer a alguno de los grupos, solo tienes que elegir “Abandonar el grupo”.

Si bien hay muchas herramientas para trabajar en equipo con funciones especiales para proyectos colaborativos, esta opción de Outlook es una excelente alternativa. Puede funcionar en grupos temporales y pequeños, sin tener que recurrir a soluciones de terceros.

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