Dominar correctamente las herramientas y funciones de Excel es imprescindible para realizar nuestro trabajo de manera profesional y eficiente.
No se requiere mucho para poder hacer esto. Hay muchísimos recursos online y gratuitos para aprender a usar Excel, como cursos, canales de YouTube y tutoriales como el que compartimos a continuación.
Veremos como usar tablas dinámicas en Excel ahorra mucho esfuerzo y tiempo a la hora de realizar tareas que pueden parecer titánicas. Nos evitan la tediosa tarea de crear fórmulas, y eliminan la complejidad de trabajar con datos.
Cómo crear una tabla dinámica
¿Cómo creamos una tabla dinámica? Es muy fácil. Hacemos clic en una de las celdas que compondrán la tabla dinámica, y luego, en el menú superior de Excel, elegimos «Insertar» y «Tabla dinámica».
Se abrirá una ventana para seleccionar el rango de celdas en las que se encuentran los datos que vamos a usar en el proyecto. Esto creará una nueva hoja con la tabla dinámica básica utilizando los valores predeterminado.
Es importante entender la interfaz para crear las tablas dinámicas. Si miras en la imagen, notarás a la derecha un asistente para diseñar las tablas
- en la parte superior nos permite elegir los campos que necesitamos incluir en la tabla,
- en la parte inferior hay un sector que permite arrastrar los campos y ubicarlos en las columnas y filas para que muestre el resultado deseado
Para darle un diseño más bonito, podemos utilizar el menú «Diseño» en Excel, que provee una serie de plantillas con patrones de colores predefinidos. El resto queda a nuestra creatividad.
Una característica muy útil en las tablas dinámicas es la posibilidad de ver el origen. Es decir, si queremos saber cómo se llega al cálculo de un valor determinado, solo tenemos que hacer doble clic sobre la celda correspondiente.
En el ejemplo, si hacemos doble clic sobre el importe total vendido en la región Madrid, Excel nos mostrará en una nueva hoja de cálculo un detalle pormenorizado de los datos que se usaron para llegar a esa suma total.
Mostrar datos agrupados
Veamos otro ejemplo. Para ello, crearemos una tabla dinámica que muestre los montos de ventas por región, y de cada región que muestre el importe de los productos individuales que vendió cada uno de los vendedores.
Esto lo conseguimos usando el asistente que se encuentra a la derecha de la hoja de cálculo:
- Marcamos todos los campos (Región, Producto, Vendedor y Ventas)
- Luego, hacemos clic (sin soltar el botón) en el campo ‘Región’, y lo arrastramos hasta el área «Filas» (del asistente). En la hoja veremos cómo los datos van cambiando a medida que construimos la tabla dinámica.
- El siguiente paso es hacer clic en el campo ‘Producto’ para arrastrarlo al área «Columnas».
- Clic en el campo ‘Vendedor’ para arrastrarlo al sector de «Filas».
- Y para terminar tenemos que arrastrar el campo ‘Ventas’ hasta el sector de «Valores».
Siguiendo estos pasos no quedará una tabla similar a esta imagen:
Así tenemos de un vistazo las ventas realizadas por región, tomando en cuenta la venta por productos y discriminado por cada uno de los vendedores que participaron.
Filtros selectivos
Una función muy práctica es la que permite crear filtros para mostrar solo los datos de campos específicos.
Para realizar esta tarea, usamos el área «Filtros». Supongamos que queremos ver las ventas realizadas por un determinado producto. Para ello, solo necesitamos mover el campo ‘Producto’ (arrastrar y soltar) en el área «Filtros».
Con esa acción, Excel mostrará en la parte superior de la tabla dinámica, un nuevo encabezado (en este ejemplo‘Producto’), y a su lado el selector del filtro. De forma predeterminada dice “(Todas)”, pero si hacemos clic en la flecha que aparece a su lado desplegará todas las opciones. En este ejemplo, podemos elegir que muestre los valores: Móviles, Portátiles y Accesorios.
Segmentación de datos
Esta es una de las funciones más interesantes que podemos emplear en una tabla dinámica para obtener y analizar datos de una o más tablas al mismo tiempo.
En este ejemplo, queremos ver reflejado en una tabla dinámica el importe vendido de productos por región, y en otra tabla el importe vendido de productos por vendedor.
Conseguimos este resultado siguiendo estos pasos:
- Iniciando desde cero, creamos una tabla dinámica a partir de los datos originales (como vimos arriba)
- En el diseñador de la tabla (que aparece a la derecha de la ventana) seleccionamos el campo “Región”, y lo arrastraremos hasta el área «Filas». Ya podemos ver una columna con las regiones a la izquierda.
- Ahora seleccionaremos el campo “Ventas” y lo llevamos al área: «Valores». Si lo hicimos bien, tenemos que ver la “Suma de Ventas” que corresponde a cada región.
Todavía faltan algunos pasos, ya que hasta el momento esta tabla nos muestra el importe total por Región, y nosotros queremos ver el importe por producto. Además, necesitamos una segunda tabla para ver reflejados los importes vendidos por los vendedores según el producto.
Así que el siguiente paso es crear una segunda tabla dinámica que muestre los importes conseguidos por todos los vendedores (de todas las regiones).
- Copiamos la tabla dinámica que ya tenemos y pegamos un par de columnas a la derecha de la misma.
- En esta segunda tabla vamos seleccionar el campo “Vendedor” para llevarlo al área «Filas». También quitamos el campo “Región” del área «Filas».
En este momento, tenemos dos tablas dinámicas con datos diferentes: una muestra las ventas totales por región, y la otra, los totales de ventas obtenidos por cada vendedor.
Ahora usaremos las dos tablas para que muestren los importes obtenidos por la venta de un producto determinado. Para esto creamos un “Segmentador de datos”.
- Seleccionamos la primer tabla dinámica, y luego en el menú superior de Excel, elegimos: «Insertar», y en el sector de «Filtros», hacemos clic en «Segmentación de datos».
- Aparecerá una ventana emergente “Insertar segmentación de datos, que permitirá elegir el elemento que usaremos como filtro. En este ejemplo es: “Producto”. Y luego, damos «Aceptar».
Ya podemos ver el elemento que corresponde al segmentador de datos para “Producto» mostrando los productos que componen las ventas.
Todavía tenemos que dar un paso más. En este momento, el segmentador está enlazado solo con la primer tabla, pero también hay que enlazarlo con la segunda tabla:
- Clic con el botón derecho del ratón sobre el segmentador, y en el menú emergente elegimos «Conexiones de informes…»
- En la ventana emergente, elegimos el casillero que se corresponde con la segunda tabla, y presionamos «Aceptar».
Ya tenemos las dos tablas dinámicas enlazadas a la ventana del segmentador de datos. Para ver el importe obtenido por la venta de cada uno de los productos solo elegimos el nombre del producto en el segmentador, y notaremos cómo los valores cambian en cada tabla para mostrar cuánto se vendió en cada región (tabla 1) y por cada vendedor (tabla 2).
En estos ejemplos vimos solo lo básico en el uso de las tablas dinámicas. Pero ya es un excelente comienzo con funciones que podemos aplicar al analizar un gran listado de datos.
