Microsoft Excel puede ser una herramienta tan simple o compleja como desees. Puedes realizar acciones complicadas aplicando unas simples fórmulas o realizar procesos básicos utilizando atajos de teclado.
Si aún eres principiante utilizando Excel puedes comenzar por aprender algunos trucos y fórmulas que te ayuden a realizar acciones concretas, por ejemplo, crear gráficos a partir de los datos que cargas en el programa.
Hay varias formas de realizar este proceso, pero en este artículo nos concentraremos en las opciones más simples. De esa manera, podrás retener los conceptos sin esfuerzo para aplicarlos en cualquier momento.
Herramientas para crear gráficos
Comencemos viendo un caso práctico tomando como ejemplo la hoja que ves en la imagen:
Repasando los datos verás que la hoja refleja el registro de ventas tomados de 4 sucursales de una empresa ficticia, durante el primer cuatrimestre de 2019.
Los totales (sumas) muestran lo que vendió cada sucursal en ese período (columna F); el total de ventas de las sucursales por mes (fila 8), así como el total global de las ventas (celda F8).
Ahora que tienes claro estos datos, empecemos. Lo más sencillo es usar «Insertar» que nos abrirá un menú con diferentes opciones. Tu te dirigirás a la sección para «Gráficos», como ves en la imagen:
Verás opciones para elegir gráficos de barras, de jerarquía, de cintas, circular, de mapa, dinámicos, etc. Un detalle que debes tener en cuenta es que si una opción muestra una pequeña flecha es porque contiene más opciones personalizables.
Ahora que ya conoces el entorno de trabajo, pasemos a la acción. Veremos dos formas simples para crear gráficos. En cualquiera de los casos que elijas, recuerda que primero tienes que determinar el rango de los datos que deseas abarcar, o presentar en tu gráfico.
Por ejemplo, siguiendo con el caso del registro de ventas, el rango podría ser A3..E7. Esto abarca los encabezados de meses, y las filas de las Sucursales.
Utilizando el asistente para gráficos
Si no has creado ni utilizado gráficos antes entonces puedes empezar por la opción «Gráficos recomendados». Esto dará paso a un asistente con las plantillas más populares.
A medida que haces clic sobre cada plantilla te mostrará una vista previa del resultado final. De esa manera podrás elegir la plantilla que mejor se adapte al trabajo que estás realizando.
Sigamos con nuestro ejemplo. Supongamos que deseas crear un gráfico para mostrar las ventas mensuales de cada una de las sucursales. Esto sería tan simple como elegir el gráfico de “Columnas agrupadas”.
En el asistente hay dos opciones de “Columnas agrupadas”. La primera es para agrupar los datos del gráfico por mes. Esta es la opción que necesitas para realizar el ejemplo.
Solo eliges «Aceptar» y aparecerá una ventana flotante con el gráfico generado. Y con el puntero del ratón puedes arrastrar la ventana a la posición que deseas en el documento.
Personalizando el gráfico
Podrás cambiar el texto (por ejemplo, añadir un título acorde con el informe), estilos, colores y otros detalles del gráfico directamente desde la ventana emergente.
Además en la cinta de opciones de Excel verás un nuevo menú llamado «Diseño de gráfico». Este menú cuenta con las herramientas para modificar cada uno de los aspectos del gráfico generado. Y si esta opción no te convence, puedes elegir un nuevo estilo de gráfico desde la sección «Estilos de diseño».
Esta es una de las formas más sencillas de crear gráficos en Excel, y que luzcan profesionales. El gráfico puede lucir tan elaborado como desees y el tiempo que esté dispuesto a invertir en su diseño.
Otras opción simple para crear gráficos
Otra opción simple para generar gráficos es aplicar este pequeño truco. Eliges el rango de los datos que deseas incluir en el informe (en nuestro ejemplo el rango es A3..E7) y luego presionas el atajo de teclado «F11» (la tecla de función especial).
Un detalle interesante de esta segunda opción es que Excel crea una segunda hoja en el documento, a la que llama «Gráfico1» (ese nombre va cambiando dependiendo de la cantidad de veces que usas esa opción).
Es ideal si quieres disponer del gráfico en una hoja del documento, pero sin insertarla en la hoja que contiene los datos de origen. Y como en el caso de la opción anterior, verás que se añade al menú de Excel la opción «Diseño de gráfico».
Dos maneras diferentes y simples para comenzar a crear y personalizar gráficos en Excel.
