7 funciones de Word para trabajar con bloques de texto

¿Te gustaría ser más productivo cuando trabajas desde Word? No es fácil escribir o editar texto cuando trabajamos con mucho contenido, ya que hay muchos detalles a tener en cuenta para lograr un resultado profesional.

Pero podemos ahorrar tiempo y muchos dolores de cabeza si aplicamos las funciones apropiadas. Para facilitarte este proceso, seleccionamos 7 funciones de Word que simplificarán tu trabajo al trabajar con bloques de texto.

Crear párrafos y oraciones automáticamente

Una de las funciones ocultas en Word te puede resultar práctica cuando necesitas crear un texto de prueba.

Si bien puedes recurrir a herramientas online como lipsum, puedes ahorrarte un paso solicitando a Word que cree la cantidad de párrafos y oraciones que desees en una hoja en blanco. Una dinámica que puedes implementar en cualquier punto de la página.

Es un proceso simple. Solo haz clic en el punto de la hoja donde deseas insertar el texto y escribes la siguiente fórmula:

=rand(P, O)

Si quieres saber de qué se trata esto, te lo explico de forma sencilla:

• =rand() :  Esta expresión es una función que está oculta, porque la usan los desarrolladores de Word para probar el funcionamiento software mediante crear texto al azar.
• P : Indica la cantidad de párrafos que quieres que genere con texto al azar.
• O : Es el número que tienes que escribir para que muestre esa misma cantidad de oraciones con texto aleatorio.

Un ejemplo sería: =rand(2,4)

Utilizando esta fórmula le pides a Word que genere automáticamente 2 párrafos con 4 oraciones cada uno, conteniendo texto al azar.

Quitar rápido el formato de un texto

Esta es una opción que puedes aplicar cuando deseas eliminar el formato y estilo que tiene el texto en un documento.

Hay varios formas de realizar este proceso, pero si lo quieres hacer sin complicaciones y rápido usa la siguiente forma:

• Primero selecciona todo el texto, presionando las teclas «CTRL» (sin soltar) + «E».
• Luego presionas las teclas «CTRL» (sin soltar) + «barra espaciadora»

Una vez que terminas estos pasos verás que tienes todo el texto sin formatos.

Borra palabras enteras de una vez

Otro truco que te ayudará  a ser más productivo cuando tienes que escribir o editar mucho contenido es la posibilidad de eliminar palabras enteras de una sola vez.

Es decir, en lugar de realizar el típico paso de borrar una a una cada letra que compone la palabra, realizas la acción para la palabra entera.

Hay dos formas muy simples de realizar esto

• Si la palabra que queremos borrar está antes del cursor: pones el puntero del mouse al final de la palabra y presionas las teclas: «CTRL» (sin soltar) + «Retroceso», o «Backspace»
• Si la palabra está después del cursor cambias «Retroceso» por «Suprimir».

Usa este sistema la próxima vez, y notarás que cuando tengas que editar lo harás mucho más rápido.

Aplicar un espaciado entre líneas súper rápido

¿Sabías que puedes aplicar un espaciado entre líneas en un párrafo con una combinación de dos teclas?

Cuando se trata de dar una separación entre líneas en un párrafo, lo normal es que el usuario que no conoce a fondo Word siga esta secuencia: selecciona el párrafo, vaya al menú «Inicio» >>  «Párrafo»  >> «Espaciado entre líneas y párrafos».

Pero para hacer este proceso súper rápido solo tienes que seleccionar el párrafo y luego presionar

• las teclas «CTRL» + «1» para un espaciado normal.
• Para un espaciado doble usa: «CTRL» + «2».
• Y si quieres un espaciado de 1.5 solo tienes que usar esta combinación: «CTRL»+ «5».

Es importante que tengas en cuenta que hay que usar las teclas de números 1, 2 y 5 que están sobre las letras. Nunca use los números del teclado numérico (los números que en algunos teclados suelen estar separados en grupo a la derecha).

Cómo movernos entre párrafos y palabras

Otro truco que te ayudará a trabajar con documentos que tienen mucho contenido es saber cómo moverte de un párrafo a otro con una combinación de teclas.

• Las teclas «CTRL» + «Flecha Arriba», te mueve al principio de un párrafo.
• Si quieres pasar al siguiente, solo presiona «CTRL» + «Flecha Abajo».

¿Sabías que también puedes moverte entre palabras muy rápido? Si presionas la tecla «Flecha Derecha» moverás el cursor un carácter a la vez, pero si presionas «CTRL» + «Flecha Derecha», te moverás de una palabra a la siguiente.

Repetir la última acción en Word

A veces necesitamos repetir la última acción que realizamos en nuestro trabajo en Word.

Por ejemplo, escribimos un párrafo y aplicamos un estilo de color, fuente, tamaño, espaciado e interlineado y luego decidimos aplicarlos a otros párrafos. ¿Es necesario ir párrafo por párrafo dando los mismo pasos ? No, podemos agilizar la tarea aplicando este tip.

Después de aplicar el estilo al párrafo original, vas al siguiente párrafo, lo seleccionas y presionas la tecla de función: «F4». Con esto le Word entiende que tiene que duplicar la última acción. En el caso, aplicar los estilos a un párrafo.

Otro ejemplo para ver cómo funciona esta función. Supongamos que escribes un texto largo, y luego lo quieres insertar en otras partes del documento. En lugar del típico proceso de “seleccionar, copiar y pegar”, solo tienes que ir al punto donde deseas insertar el texto y presionas la tecla de función «F4». Veras como el texto anterior se duplica en el lugar elegido.

Convertir texto en tabla

¿Sabías que hay una manera muy simple de crear tablas en Word sin tener que aprender cómo diseñarlas?

Primero ubícate en el lugar donde deseas crear la tabla. Luego escribe los datos que deseas incluir en la tabla línea por línea, separando cada dato usando alguna de estas opciones: un punto y coma, una coma, una tabulación, o presionando la tecla «Enter».

Puedes ver un ejemplo en esta imagen:

Luego seleccionas todo esos datos, vas al menú  y elige «Insertar» >>  «Tabla», y en el menú desplegable la opción «Convertir texto en tabla». Verás una serie opciones que debes personalizar según tu criterio. En la mayoría de los casos, Word detecta los separadores que usamos, la cantidad de columnas y filas, e incluso aplica el mismo ancho para las columnas de forma predeterminada, así que no tendrás problemas.

Luego presionas «Aceptar», y verás un resultado como este:

Es fácil, simple y no tendrás que complicarte con diseños y opciones. Como ves, son pequeños trucos que aprovechan las funciones de Word para ahorrar pasos y trabajar más rápido al editar textos.