Cuando trabajamos con hojas de cálculos grandes, con cientos de datos, llega el momento en que tenemos que realizar conteo y sumas de valores que cumplan determinadas condiciones.

Esto puede ser un proceso simple si usamos las funciones adecuadas. Para ayudarte en la tarea, compartimos algunos funciones con ejemplos en Excel, para que apliques en tus propios proyectos.

Cómo sumar valores solo si cumplen condiciones específicas

En este caso, hay dos fórmulas que podemos usar:

  • Una de ellas es =SUMAR.SI() (En inglés aparece como =SUMIF())

Pero la segunda fórmula es mucho más potente y flexible a la hora de trabajar con múltiples condiciones y elegir los valores que queremos sumar.

  • Se trata de la función =SUMAR.SI.CONJUNTO() (En inglés lo encontramos como =SUMIFS())

Veamos un ejemplo para ver el potencial de estas funciones, tomando una hoja de cálculo sencilla, como se ve en la imagen siguiente:

Verás que en la imagen hay unos círculos rojos con números, esos son las tareas que vamos a realizar a modo de ejemplos. La primer tarea es obtener la suma total de las ventas realizadas en el mes de noviembre, abarcando a todos los productos.

En el paso 1, vamos a usar la función =SUMAR.SI(). Esta función nos pide completar 3 datos:
=SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_de_suma])

Así podemos armar la fórmula en la celda donde mostraremos la suma:

  1. El primer dato («rango») que tenemos que indicar es el bloque donde buscaremos, en este caso las celdas «A2:A13» corresponde a los meses de ventas.
  2.  Luego, indicamos el «criterio» de búsqueda, es decir el dato que queremos usar como filtro para la suma posterior. Aquí es la celda «F5», que hace alusión al mes de ‘Nov(iembre)’.
  3. Y por último, seleccionamos el «rango de suma», el bloque que corresponde a los valores de las ventas (los € vendidos), en el ejemplo las celdas «D2:D13».

Así quedaría construida la fórmula con =SUMAR.SI() en base a los datos anteriores:

=SUMAR.SI(A2:A13;F5;D2:D13)

Este mismo proceso lo podemos realizar con =SUMAR.SI.CONJUNTO(). Pero hay unos ligeros cambios en este último, que a la vez,  la convierten en una herramienta más potente.

La fórmula se construye de la siguiente manera:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterio1;criterio1;[rango_suma;rango_criterio1;criterio1;])

  1. El «rango_suma» son los valores que vamos a tomar para la suma, es la columna ‘Valor’ en la hoja.
  2.  El segundo concepto, «rango_criterio1», son las celdas que se corresponden con los datos entre los que queremos seleccionar los datos que necesitamos identificar.
  3. El siguiente dato, «criterio1», es el dato filtro. Es el dato que queremos buscar y/o usar para hacer la suma de los valores.

Tomando como base la imagen del ejemplo, esta fórmula es tan sencilla como escribirla de la siguiente forma:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$13;$A$2:$A$13;F5)

Como ves, la  flexibilidad y superioridad de =SUMAR.SI.CONJUNTO(), sobre =SUMAR.SI, se nota mucho más cuando trabajamos con múltiples condiciones para seleccionar los valores a sumar.

Retomando el ejemplo, como tarea 2 pediremos que sume el total de las ventas de noviembre, y que esas ventas correspondan a los productos: ‘Perfumes’.

En este caso, ya tendríamos que hacer malabares con la función =SUMAR.SI (es decir que podríamos, pero la complejidad hacen ineficiente su uso). Así es que vamos a echar mano de la función =SUMAR.SI.CONJUNTO.

Para ello, solo tenemos que añadir un criterio más a la fórmula, quedando de esta forma:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$13;$A$2:$A$13;F7;$B$2:$B$13;$G$7)

En color rojo está la nueva instrucción (o «criterio2») con la que le pedimos a la función que sume los ‘Perfumes’ vendidos en ‘Nov(iembre)’. Y así, podemos añadir a la función nuevos criterios para incluir más valores para sumar.

Para ejemplificar esto haremos una tercer tarea: obtener la suma de Euros obtenidos por los productos ‘Perfumes’, vendidos en ‘Nov(iembre)’ cuyo origen es España.

La fórmula final tenemos que escribirla como vemos a continuación (en rojo el criterio nuevo, añadido a la fórmula anterior):

=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$13;$A$2:$A$13;F9;$B$2:$B$13;$G$9;$C$2:$C$13;$H$9))

La simpleza para construir una fórmula compleja con =SUMAR.SI.CONJUNTO(), hacen de esta función la ideal para sumar valores basados en condiciones múltiples.

Contar los items que coinciden con uno o más criterios

Otras de las funciones que resulta de utilidad a la hora de trabajar con uno o múltiples valores son

  •  =CONTAR.SI()
  • y =CONTAR.SI.CONJUNTO().

Un dato importante si tienes Excel en inglés: las funciones se llaman =COUNTIF() y =COUNTIFS() respectivamente.

Tomemos como ejemplo la hoja de cálculo que vemos en la imagen:

Y ahora realizaremos dos tareas. La primera es contar la cantidad de empleados que tienen una antigüedad mayor o igual a 10 años en la empresa.

Antes de construir las fórmulas, tenemos que conocer los elementos que componen las funciones =CONTAR.SI(),  y =CONTAR.SI.CONJUNTO():

  • =CONTAR.SI(rango;criterio)
  • =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, [rango_criterios2; criterios2];…)

Ahora sí estamos en condiciones de realizar nuestro trabajo. En principio puede parecer más simple usar =CONTAR.SI(). Pero ambas funciones cumplen el mismo rol, y son iguales en eficiencia si se trata de usar un único criterio o condición.

En el caso de =CONTAR.SI()

  • el primer dato a ingresar es «rango», y este es el comprendido por las celdas «B2:B9» (columna de ‘Antigüedad’).
  • Y el segundo dato es el filtro: “>=10” (pongamos atención en que el criterio/filtro tiene que ir entre comillas en este caso, porque no es un número simple, sino una condición. Aquí significa buscar y contar los elementos que son ‘mayores o iguales a 10’).

La fórmula entonces es:

=CONTAR.SI($B$2:$B$9;">=10")

El resultado en la celda «G5» (resaltada en azul grisáceo) es de: 5 empleados.

Si vamos a usar =CONTAR.SI.CONJUNTO(),  seguimos los mismos pasos que usamos con la función =CONTAR.SI().

  • Le indicamos a la fórmula el «rango_criterios1», es decir, dónde están los elementos que queremos contar. En el ejemplo, es la columna «B» donde está registrada la «Antigüedad» en años para cada empleado. El rango abarca las celdas: «B2:B9».
  • El segundo parámetro es el «criterio1», es decir, el valor (ya sea texto o número) que va a servir de filtro para encontrar los elementos específicos que incluiremos en el contador. Así que para el «criterio1» vamos a indicarle: “>=10” (recordemos incluir las comillas para no tener error en la fórmula).

Nuestra fórmula entonces nos quedaría armada de este modo:

=CONTAR.SI.CONJUNTO($B$2:$B$9;">=10")

Excel responde indicando en la celda «F5» que hay 5 empleados con una antigüedad de 10 o más años en la empresa.

Como segunda tarea, queremos saber cuántos empleados con esa antigüedad (10 o más años) trabajan en el sector de ‘Oficinas’.

Aquí es donde sobresale =CONTAR.SI.CONJUNTO() sobre la función simple de =CONTAR.SI(), ya que esta última es muy limitada. Solo permite trabajar con un solo criterio de selección.

En tanto, tal como se ve en la imagen,  =CONTAR.SI.CONJUNTO() se luce al realizar tareas con múltiples condiciones:

=CONTAR.SI.CONJUNTO($B$2:$B$9;">=10";$C$2:$C$9;"Oficina")

En rojo tenemos resaltado el nuevo criterio que permite hacer un filtrado más exacto del dato que nos interesa obtener.

El ejemplo es muy simple, pero sin importar la complejidad que tenga nuestra hoja de cálculo, =CONTAR.SI.CONJUNTO() puede trabajar con total eficiencia gracias a su flexibilidad y potencia.

Cómo restar valores solo si cumplen condiciones específicas

Una pregunta que puede surgir después de ver todos estos ejemplo de trabajo con valores basados en condiciones, es: ¿Existe una fórmula que ‘reste’ en lugar de ‘sumar’, o que nos devuelva una cuenta en negativo? No. No existe algo así como =RESTAR.SI()  o un =RESTAR.SI.CONJUNTO().

Pero hay un truco muy sencillo que podemos usar. Para hacer las restas, solo tenemos que colocar un signo – (menos) antes de la palabra SUMAR y  CONTAR. Para ponerlo textualmente:

=-SUMAR.SI(); =-SUMAR.SI.CONJUNTO(); =-CONTAR.SI(); y por último =-CONTAR.SI.CONJUNTO()

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