Si estás dando vueltas a la idea de crear una copia de seguridad de tus correos electrónicos de Gmail y no sabes cómo hacerlo, no te preocupes, que te ayudaremos en el proceso.
Hay varias formas de realizar esta tarea. Puedes crear un backup periódico de todos tus emails de forma automática, o solo de determinados correos electrónicos. O simplemente puedes realizar una copia de seguridad única de tus correos antiguos. Esta puede almacenarse en la nube o descargarse a tu equipo.
Dependiendo del sistema que deseas aplicar puedes elegir una u otra opción utilizando las siguientes herramientas.
Herramienta de Google para exportar los correos
Una forma directa y sin complicaciones de realizar una copia de respaldo de Gmail es utilizar la herramienta que provee Google. Para ello, entra a la página de Google Takeout en el tablero de configuración de tu cuenta.
Esta herramienta te ayudará a exportar los correos electrónicos de Gmail y tener una copia de seguridad para descargar en tu equipo. Para ello, solo hay que seguir estos pasos:
- Verás la sección «Seleccionar datos para incluir» con todos los productos Google marcados para exportar su contenido, así que elige «Desmarcar Todo» ya que solo te interesa Gmail
- Ahora te desplazas hasta encontrar el servicio de Gmail, bajo «Correo electrónico» y lo seleccionas.
La siguiente acción es elegir qué contenido de Gmail deseas guardar como respaldo. ¿Quieres hacer un backup de todos los emails o simplemente respaldar algunos correos específicos?
Para realizar esta selección haz clic en el botón «Se han incluido todos los datos de Gmail», para que Google muestre una ventana emergente llamada «Opciones de contenido del correo electrónico».
Puedes seleccionar todo o elegir los correos electrónicos que correspondan a determinadas categorías, filtros, secciones, etc. Una vez que eliges el contenido a respaldar, aceptas y te mueves al final de la página para hacer clic en el botón azul «Siguiente paso».
Aquí marcas:
- Cómo deseas que Google envíe el archivo: un correo con el vínculo de descarga, o una copia directamente a Drive, Dropbox, etc
- Determina si quieres que sea una copia de seguridad única o que se efectúen con determinada frecuencia
- Y por último, elige el formato «zip» o «tgz» (este último es más común en los sistemas operativos como Mac OS, GNU/Linux y BSD), y el tamaño máximo de cada archivo de datos. Las opciones van desde 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, hasta 50 GB por archivo.
Finalizas el proceso seleccionando «Crear exportación» y esperas que Google realice el trabajo. Si quieres crear otra copia de respaldo, con datos diferentes, entonces da clic a «Crear una nueva exportación» siguiendo los mismos pasos.
Utilizar otro cliente de correo mediante POP
Puedes usar clientes de correos electrónicos gratuitos para PC, como Thunderbird o Microsoft Outlook, para improvisar una copia de seguridad automática de tus correos de Gmail descargándolos mediante POP.
Para ello, tienes que seguir estos pasos:
- Abre tu cuenta de Gmail, ve a Configuración y busca la pestaña “Reenvío y correo POP/IMAP” >> Descarga de correo POP.
- Selecciona “Habilitar POP para todo el correo” (tanto los correos antiguos como los que recibes a partir de ahora), y guardas los cambios.
- Y por supuesto, tienes que configurar el cliente de correo que has elegido. Para ello, sigue al pie de la letra las instrucciones que te da Google en el punto 3 de la imagen.
Ten en cuenta que los emails no se sincronizarán en tiempo real, sino que se descargarán con la frecuencia que tu establezcas en tu cliente de correo. Es una forma simple y práctica de tener un backup automático de tu Gmail en el ordenador.
Reenviar automáticamente los emails a otra cuenta de correo
Si quieres realizar una copia de seguridad automática de cada correo electrónico que llega a la bandeja de entrada de Gmail, puedes probar con este método: configurar que se reenvíen automáticamente a otra cuenta.
Puedes usar esta dinámica con todos los correos entrantes, o si quieres ser más específico, puedes aplicar filtros. Para comenzar el proceso haz esto:
- Ve a Configuración de Gmail >> Reenvío y correo POP/MAP
- Elige Reenvío >> Añadir una dirección de correo electrónico, y sigue los pasos que te indica Gmail para verificar la nueva cuenta.
- Una vez que has terminado ese proceso regresa a la pestaña “Reenvío y correo POP/MAP” >> Reenvío, y eliges “Enviar una copia de correo entrante..” con la dirección de correo que añadiste anteriormente.
Un detalle a tener en cuenta es que aplicar este método solo te garantiza que tendrás un backup de tus correos desde ahora en adelante, ya que solo funciona con los correos nuevos. Y por otro lado, recuerda que solo aplica a los “entrantes”, así que se excluyen los correos electrónicos enviados.
Crear copias de seguridad utilizando apps
Otra opción para realizar una copia de seguridad es recurrir a aplicaciones como UpSafe.
Es una de las soluciones más prácticas para tener una copia de los correos de Gmail en tu equipo. Solo un par de configuraciones y tendrás una copia automática para ver los emails como si fuera una cliente de escritorio. Tiene muchísimas opciones para configurar y adaptarlo a tu dinámica.
Spinbackup también es una opción interesante que cuenta con una versión gratuita para hacer respaldo de correos de Gmail. Solo elige el tipo de sistema que se aplicará en el backup.
Y si estás buscando una solución para respaldar solo unos pocos correos electrónicos que llegan a tu cuenta de Gmail puedes optar por una dinámica más simple con app como Evernote. Una vez que te creas una cuenta te provee una dirección (con este estilo @m.evernote.com) para que envíes notas por correo electrónico.
Así que solo tienes que reenviar de forma manual los emails que quieres respaldar a tu cuenta de Evernote utilizando esa dirección. Estos se mantendrán como si fueran una nota más, pero respetando el formato del correo. Es una alternativa interesante para conservar en un archivo personal los correos electrónicos importantes.
Si una opción no es suficiente para la copia de seguridad que quieres crear puedes combinar diferentes métodos. Por ejemplo, realiza un backup único de tus correos antiguos con la herramienta de Google y luego una copia automática utilizando una de estas aplicaciones.
