Excel es una de esas herramientas que pueden ahorrarte muchísimo tiempo y dolores de cabeza si conoces cómo utilizar atajos, combinar fórmulas o dispones de algunos trucos para casos especiales.
Para facilitarte la tarea, te compartimos cinco trucos avanzados en Excel que te salvarán de muchas horas de frustración.
Convertir números positivos en negativos
Supongamos que tenemos una columna con valores positivos que debemos pasar a negativos.
Si son pocos valores tal vez podamos hacerlo manualmente. Pero en el caso de tener unas decenas de filas en la columna, lo mejor será que el trabajo lo haga Excel.
Para esto tomemos como ejemplo la imagen siguiente:
Los pasos a seguir para convertir los valores positivos de la columna A en negativos son simples y rápidos.
Paso 1. Tenemos que escribir en alguna celda de la hoja el número: –1 (uno negativo). En este caso en la celda B1.
Paso 2. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el valor –1 (B1), y elegimos «Copiar».
Paso 3. Ahora seleccionamos los valores que deseamos convertir de positivo a negativo con Excel (en el ejemplo: clic con el botón izquierdo del ratón sobre A2 y arrastrar hasta A7).
Paso 4. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre lo seleccionado, y en el menú contextual elegimos la opción «Pegado especial».
Paso 5. En la ventana emergente tenemos que seleccionar: «Valores» y «Multiplicar». Y luego clic en «Aceptar»
Con estos cinco pasos verás que en la columna donde antes estaban los valores positivos ahora Excel muestra los valores en negativo.
Si quieres conservar los valores originales, entonces pega los valores resultantes en otra columna o rango de celdas.
Algunos trucos adicionales a tener en cuenta:
- Puedes volver los valores en negativo repitiendo los pasos 2 a 5.
- Puedes convertir los números que están en formato texto en números reales siguiendo los pasos 1 a 5. Pero ten en cuenta que si quieres tener los valores en positivo, tienes que reemplazar el –1 (del paso 1) por el 1 en positivo.
Convertir números en porcentajes
Ahora vamos a convertir una serie de números en valores de porcentajes. Tomemos la imagen siguiente para el ejemplo:
Paso 1. Tenemos que copiar el valor 100 de la celda B1 y seleccionar el rango de celdas donde se encuentran los valores que queremos convertir a porcentajes (en el ejemplo desde A2 hasta A9).
Paso 2. Ahora elegimos la opción «Pegado especial» utilizando el menú contextual.
Paso 3. En la ventana emergente marcamos estas opciones: «Valores» y «Dividir». Aceptamos para que muestre el resultado en números decimales.
Paso 4. Para pasar los números decimales a porcentajes es tan simple como seleccionar el rango nuevamente (A2..A7). Luego buscamos la sección «Número» en la Cinta de Opciones de Excel y escogemos el icono de «Porcentajes», tal como aparece en la imagen siguiente:
Finalmente tendremos los valores expresados en porcentajes. Este proceso se puede realizar utilizando fórmulas, pero usando este método podemos valernos del asistente. De esa forma, nos ahorramos tener que editar las celdas una a una para aplicar las fórmulas.
Cambiar valores saltando las celdas en blanco
Es posible que en algún proyecto necesitemos cambiar los valores de una columna por los valores de otra.
Si la segunda columna contiene celdas en blanco (lo que indica que no hay que hacer cambios en las celdas correspondientes de la columna 1) contamos con una forma fácil de realizar los cambios únicamente en las celdas que lo necesiten.
Usemos la imagen siguiente como ejemplo:
Paso 1. Seleccionamos el rango de valores de la columna 2 (en la imagen es B2..B6). y escogemos «Copiar».
Paso 2. Marcamos el rango de celdas de la columna A donde se encuentran los valores a afectar (en el ejemplo: A2..A6), y recurrimos al menú contextual para seleccionar «Pegado especial…»
Paso 3. En la ventana emergente del Pegado especial, tenemos que dejar todo como está, salvo que marcaremos la opción «Saltar blanco». Y damos Aceptar.
Como ves en la imagen siguiente, los valores originales fueron reemplazados por los valores de la segunda columna. Pero los que se corresponden con las celdas que están en blanco no fueron modificados.
Cómo transponer filas y columnas
En este truco vamos a transponer los valores que contienen las celdas por las columnas.
Tomaremos esto como ejemplo:
Queremos que los contenidos de las columnas aparezcan en las filas, y los de las filas en las columnas.
Paso 1. Seleccionamos el rango de los datos originales (en el ejemplo A1..D2) y elegimos «Copiar» del menú contextual.
Paso 2. Hacemos clic en la celda donde queremos hacer el trabajo de transponer los valores de las columnas por filas. (en el ejemplo, clic en la celda A4). Y a continuación un clic con el botón derecho del ratón para elegir la opción «Transponer»
Podemos dejar los datos originales, o si lo preferimos podemos eliminarlos de la hoja, ya que el resultado final no depende del origen.
Eliminar las fórmulas de una rango de celdas
Supongamos que tenemos una planilla con muchos valores compuestos por fórmulas. Es posible que deseemos compartirla quitando esas fórmulas para que no alteren los valores. En ese caso, aplicaremos este truco.
Tomemos como ejemplo la imagen siguiente. Las columnas B y C contienen fórmulas para los cálculos correspondientes:
En este caso haremos lo siguiente:
Paso 1. Seleccionamos el rango de celdas que contienen las fórmulas, o si lo preferimos podemos seleccionar todo.
Paso 2. Con las celdas resaltadas, utilizamos menú contextual para elegir en «Opciones de pegado» la opción «Valores» .
Con estos pasos, Excel elimina las fórmulas de esas celdas y deja los números reales. Tengamos en cuenta que una vez que guardamos la hoja, ya no será posible recuperar las fórmulas. Así que es recomendable guardar una copia para realizar cambios en el futuro.
Son trucos simples y fáciles de aplicar en diferentes escenarios. Así que si utilizas Excel, guarda este artículo entre tus marcadores para no perder estos trucos de vista.
