Excel es una de esas herramientas que pueden ahorrarte much铆simo tiempo y dolores de cabeza si conoces c贸mo utilizar atajos, combinar f贸rmulas o dispones de algunos trucos para casos especiales.

Para facilitarte la tarea, te compartimos cinco trucos avanzados en Excel que te salvar谩n de muchas horas de frustraci贸n.

Convertir n煤meros positivos en negativos

Supongamos聽que tenemos una columna con valores positivos que debemos pasar a negativos.

Si son pocos valores tal vez podamos hacerlo manualmente. Pero en el caso de tener unas decenas de filas en la columna, lo mejor ser谩 que el trabajo lo haga Excel.

Para esto tomemos como ejemplo la imagen siguiente:

Los pasos a seguir para convertir los valores positivos de la columna A en negativos son simples y r谩pidos.

Paso 1. Tenemos que escribir en alguna celda de la hoja el n煤mero:聽鈥1 (uno negativo). En este caso en la celda B1.

Paso 2. Hacemos clic con el bot贸n derecho del rat贸n sobre el valor聽鈥1 (B1), y elegimos 芦Copiar禄.

Paso 3. Ahora seleccionamos los valores que deseamos convertir de positivo a negativo con Excel (en el ejemplo: clic con el bot贸n izquierdo del rat贸n sobre A2 y arrastrar hasta A7).

Paso 4. Hacemos clic con el bot贸n derecho del rat贸n sobre lo seleccionado, y en el men煤 contextual elegimos la opci贸n 芦Pegado especial禄.

Paso 5. En la ventana emergente tenemos que seleccionar: 芦Valores禄 y 芦Multiplicar禄. Y luego clic en 芦Aceptar禄

Con estos cinco pasos ver谩s que en la columna donde antes estaban los valores positivos ahora Excel muestra los valores en negativo.

Si quieres conservar los valores originales, entonces pega los valores resultantes en otra columna o rango de celdas.

Algunos trucos adicionales a tener en cuenta:

Convertir n煤meros en porcentajes

Ahora vamos聽a convertir una serie de n煤meros en valores de porcentajes. Tomemos la imagen siguiente para el ejemplo:

Paso 1. Tenemos que copiar el valor 100 de la celda B1 y seleccionar el rango de celdas donde se encuentran los valores que queremos convertir a porcentajes (en el ejemplo desde A2 hasta A9).

Paso 2.聽Ahora elegimos la opci贸n 芦Pegado especial禄 utilizando el men煤 contextual.

Paso 3. En la ventana emergente marcamos estas opciones: 芦Valores禄 y 芦Dividir禄. Aceptamos para que muestre el resultado en n煤meros decimales.

Paso 4. Para pasar los n煤meros decimales a porcentajes es tan simple como seleccionar el rango nuevamente (A2..A7).聽Luego buscamos la secci贸n 芦N煤mero禄 en la Cinta de Opciones de Excel y escogemos el icono de聽芦Porcentajes禄, tal como aparece en la imagen siguiente:

Finalmente tendremos los valores expresados en porcentajes.聽Este proceso se puede realizar utilizando f贸rmulas, pero聽usando este m茅todo podemos valernos del asistente. De聽esa forma, nos ahorramos tener que editar las聽celdas una a una para aplicar las f贸rmulas.

Cambiar valores saltando las celdas en blanco

Es posible que en alg煤n proyecto necesitemos cambiar los valores de una columna por los valores de otra.

Si la segunda columna contiene celdas en blanco (lo que indica que no hay que hacer cambios en las celdas correspondientes de la columna 1) contamos con una forma f谩cil de聽realizar los cambios 煤nicamente en las celdas que lo necesiten.

Usemos la imagen siguiente como ejemplo:

 

Paso 1. Seleccionamos el rango de valores de la columna 2 (en la imagen聽es聽B2..B6).聽y escogemos聽芦Copiar禄.

Paso 2. Marcamos el rango de celdas de la columna A donde se encuentran los valores a afectar (en el ejemplo: A2..A6), y recurrimos al men煤 contextual para seleccionar 芦Pegado especial鈥β

Paso 3. En la ventana emergente del Pegado especial, tenemos que dejar todo como est谩, salvo que marcaremos la opci贸n 芦Saltar blanco禄. Y damos Aceptar.

Como ves en la imagen siguiente, los valores originales fueron reemplazados por los valores de la segunda columna. Pero los que se corresponden con las celdas que est谩n en blanco no fueron modificados.

C贸mo transponer filas y columnas

En este truco vamos a transponer los valores que contienen las celdas por las columnas.

Tomaremos esto como ejemplo:

Queremos que los contenidos de las columnas aparezcan en las filas, y los de las filas en las columnas.

Paso 1. Seleccionamos el rango de los datos originales (en el ejemplo A1..D2) y elegimos 芦Copiar禄 del men煤 contextual.

Paso 2. Hacemos clic en la celda donde queremos hacer el trabajo de transponer los valores de las columnas por filas. (en el ejemplo, clic en la celda A4). Y a continuaci贸n un clic con el bot贸n derecho del rat贸n para elegir la opci贸n 芦Transponer禄

Podemos dejar los datos originales, o si lo preferimos podemos eliminarlos de la hoja, ya que el resultado final no depende del origen.

Eliminar las f贸rmulas de una rango de celdas

Supongamos que tenemos una planilla con muchos valores compuestos por f贸rmulas. Es posible que deseemos compartirla quitando esas f贸rmulas para que no alteren los valores. En ese caso, aplicaremos este truco.

Tomemos como ejemplo la imagen siguiente. Las columnas B y C contienen f贸rmulas para los c谩lculos correspondientes:

En este caso haremos lo siguiente:

Paso 1. Seleccionamos el rango de celdas que contienen las f贸rmulas, o si lo preferimos podemos seleccionar todo.

Paso 2. Con las celdas resaltadas,聽utilizamos men煤 contextual para elegir聽 en 芦Opciones de pegado禄 la聽opci贸n 芦Valores禄 .

Con estos pasos, Excel elimina las f贸rmulas de esas celdas y deja los n煤meros reales. Tengamos en cuenta que una vez que guardamos la hoja, ya no ser谩 posible recuperar las f贸rmulas. As铆 que es recomendable guardar una copia para realizar cambios en el futuro.

Son trucos simples y f谩ciles de aplicar en diferentes escenarios. As铆 que si utilizas Excel, guarda este art铆culo entre tus marcadores para no perder estos trucos de vista.