¿Utilizas Gmail como una herramienta de trabajo? Entonces te servirá aplicar este pequeño truco para automatizar las respuestas frecuentes.
Ya sea que necesites enviar correos a usuarios que solicitan información o actualizaciones a clientes, puedes ahorrar tiempo creando plantillas para usar una y otra vez, sin necesidad de escribir cada email.
Configurar plantillas en Gmail
Realizar este proceso es simple, solo necesitas configurar un par de pasos.
Abres Gmail, vas a Configuración y te desplazas hasta Configuración avanzada y eliges Plantillas. Tilda la opción “Habilitar” y ya estará lista tu cuenta de Gmail para crear plantillas con tus respuestas frecuentes.
Así que ahora la tarea es crear la plantilla. Para esto, elige “Redactar” y escribe como si fuera un correo electrónico normal, pero añadiendo el texto que va a funcionar como plantilla.
Una vez que estas seguro que has añadido todo el contenido que necesitas, abre el menú derecho (eligiendo los tres puntitos), eliges Plantillas >> Guardar borrador como plantilla >> Guardar como plantilla nueva. Escribe el nombre, que funcionará como “Asunto” en el correo electrónico y listo.
Y esta dinámica la puedes repetir tantas veces como necesitas para crear diferentes plantillas. Puedes dar formato al texto, añadir imágenes, enlaces, emojis, entre otras opciones. Así que no tendrás problemas en crear una plantilla personalizada y completa.
Cómo usar las plantillas en Gmail
Las plantillas que crees estarán siempre disponible en la sección “Redactar”. Para utilizarlas en un nuevo correo, tienes que volver al menú (los tres puntitos), eliges Plantillas >> Insertar plantilla.
Ahí encontrarás todas las que has creado, así que solo resta elegir la que plantilla que necesitas y automáticamente se añadirá el texto al nuevo correo.
¿Qué pasa si quieres corregir una plantilla, o eliminarla? Puedes realizar estas acciones desde el mismo menú:
- Editar plantilla: primero tienes que insertar la plantilla a un correo nuevo (siguiendo los pasos que vimos antes) para realizar todos los cambios que desees. Y para guardar la nueva versión, eliges Plantillas >> Guardar borrador como plantilla >> Sobrescribir plantilla >> selecciona la plantilla correspondiente. Gmail te pedirá que confirmes la acción y listo.
- Crear varias versiones de una misma plantilla: en este caso, realiza los cambios, pero no la sobrescribes sino que creas una nueva plantilla. Así que eliges “ Guardar como nueva plantilla”.
- Eliminar plantilla: esta es la última opción que encontrarás en el menú. Eliges la plantilla que deseas eliminar y confirmas.
Las plantillas son editables en todo momento, así que no perderás tiempo configurando detalles.
