Gmail cuenta con funciones que pueden personalizarse y adaptarse a las necesidades de los usuarios. Una de ellas es la posibilidad de crear un sistema para compartir cuentas con acceso individual.

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Servicio ofrecido por Mailchimp

Es decir, varios usuarios pueden compartir una cuenta de Gmail con sus propios inicio de sesión y contraseñas. Te mostramos cómo puedes configurar esta opción.


Cómo crear cuentas compartidas

Para acceder a esta opción tenemos que seleccionar Configuración >> Configuración >> Cuentas e Importación.  Y nos desplazamos hasta “Conceder acceso a tu cuenta”.

Veremos la opción para añadir a otra persona y conceder permisos de acceso a nuestra cuenta de Gmail. Para ello, debemos indicar su dirección de correo electrónico.

Una vez que hemos configurado este paso, Gmail enviará un correo electrónico de confirmación a la otra persona. Este email tendrá dos enlaces (que caducan en una semana) para aceptar o rechazar tu invitación a compartir cuenta.

Si acepta la invitación, entonces se iniciará un proceso de verificación, unos 30 minutos, y ya tendrá acceso a las funciones de la cuenta compartida. Como precaución, Gmail añade una advertencia en la parte superior de tu cuenta, con un mensaje que dice que has concedido permiso a determinado usuario para acceder a tu cuenta. Este aviso se mantendrá por 7 días.

Y estos pasos los repites con todos aquellos que te ayudarán a administrar tu cuenta. Gmail admite un máximo de 10 personas.

Gestionar cuentas compartidas

En la sección de “Conceder acceso a tu cuenta” tendrás todas las direcciones de correo de las personas que tienen acceso a tu cuenta de Gmail. Desde allí podrás gestionar los permisos que otorgas o eliminar el acceso.

Además, hay algunos detalles que puedes tener en cuenta para evitar confusión al trabajar en equipo. Por ejemplo, puedes configurar que los correos electrónicos abiertos por otros usuarios queden o no como leídos.

Qué puede y no puede hacer un delegado

A estas personas a las que compartes acceso de cuenta, Gmail las denomina “Delegados”, ya que tu sigues teniendo el control de la cuenta y ellos realizarán determinadas acciones a tu nombre. Por ejemplo:

  • pueden leer y eliminar correos electrónicos
  • enviar email a tu nombre, pero con la información adicional de su propio correo electrónico. Es decir, el remitente verá que el email llega desde tu dirección de correo electrónico pero entre paréntesis se añadirá que ha sido enviado por otra persona (enviado por @gmail.com)

Así que tus delegados no realizarán acciones de forma anónima a tu nombre. Tampoco se les permitirá realizar estas acciones:

  • no podrán cambiar ningún detalle crítico de la configuración de Gmail, solo aquellos que se relacionan con el aspecto o presentación de los correos electrónicos

En la imagen puedes notar la diferencia en Configuración que aparece al titular de la cuenta (1) y a aquellos que son delegados (2)

  • no podrán cambiar tu contraseña ni quitarte de la cuenta
  • no tendrán permisos para utilizar otras funciones de Google a tu nombre. Por ejemplo, no podrán utilizar el chat como si fueran el titular.

Es una dinámica interesante que permite compartir una cuenta de correo sin perder el control y contar con todas las funciones que ofrece Gmail. Es un sistema flexible, práctico y gratuito.

Esta es una opción que pueden aplicar los usuarios que trabajan con pequeños grupos, aquellos que trabajen a nivel empresarial pueden optar por dinámicas similares y más potentes en G Suite.

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